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Datenschutz Business Suite

Datenschutz für RM Business Suite und RM Social Studio · Stand: 10. Oktober 2026

Diese Hinweise erläutern die Verarbeitung personenbezogener Daten im geschützten Arbeitsbereich unter app.reichhaltigemedien.de und im Modul RM Social Studio. Für die öffentliche Website gelten ergänzend unsere Datenschutzhinweise zur Website.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Adrian Reich, REICHHALTIGE MEDIEN, Panoramaweg 3, 89518 Heidenheim an der Brenz, Deutschland. E-Mail: info@reichhaltigemedien.de, Telefon: 07321 5304885. Dies ist auch die Kontaktstelle für Auskunft, Widerruf, Löschanfragen und Beschwerden zur Verarbeitung in der Suite.

2. Arbeitsbereich, Inhalte und technische Daten

Wir verarbeiten die für den eingerichteten Arbeitsbereich erforderlichen Konto- und Unternehmensangaben, Kontaktdaten, Berechtigungen und die von berechtigten Nutzern eingegebenen Geschäfts- und Projektinformationen. Im Social Studio gehören dazu Unternehmensbeschreibung, Zielgruppe, Tonalität, Beitragsentwürfe, hochgeladene Bilder, gewählte Kanäle, Wunschtermine sowie Bearbeitungs- und Freigabestatus. Zur Nachvollziehbarkeit werden Bearbeitungsereignisse mit Benutzerkennung und Zeitpunkt gespeichert; für KI-Nutzung werden Tageszähler je Arbeitsbereich geführt.

Hosting und Datenhaltung der Suite erfolgen bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich in Deutschland. Beim Zugriff fallen insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource und technische Fehler- beziehungsweise Sicherheitsdaten an. Berechtigte Administratoren haben Zugriff, soweit dies für Betrieb, Betreuung oder eine beauftragte Leistung erforderlich ist.

3. Kontoverbindungen und Abrufe

Eine Verbindung zu sozialen Netzwerken ist freiwillig. Sie starten die Verbindung und bestätigen die angezeigten Rechte beim jeweiligen Anbieter. Das Social Studio erhält dabei Zugangstoken, gegebenenfalls Erneuerungstoken, Gültigkeitsangaben und die zur Auswahl und Zuordnung erforderlichen Konto-, Seiten-, Kanal- oder Standortdaten. Wir fragen keine Passwörter Ihrer sozialen Netzwerke ab. Token werden auf dem Server verschlüsselt gespeichert.

Der aktuelle Verbindungsumfang dient der Kontoerkennung und Verbindungsprüfung. Abrufe erfolgen beim Verbinden und bei der von Ihnen ausgelösten Prüfung; hierbei können ablaufende Token erneuert werden. Eine Kontoverbindung allein veröffentlicht keine Beiträge. Automatisches Publizieren und der Abruf von Reichweitenstatistiken sind in der derzeitigen Version noch nicht verfügbar. Noch nicht freigeschaltete Integrationen verarbeiten keine Kontodaten.

Daten aus den Plattformverbindungen verwenden wir ausschließlich für die von Ihnen angeforderten Funktionen. Sie werden nicht verkauft, nicht für Werbeprofile genutzt und nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle verwendet. Die Verwendung und Weitergabe von über Google APIs erhaltenen Informationen erfolgt entsprechend der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Vorgaben zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

4. KI-gestützte Beitragsentwürfe

Wenn Sie die KI-Erstellung auslösen, werden der Unternehmensname, die eingegebene Beschreibung, Zielgruppe, Tonalität, der Zielkanal und optionale Stichpunkte an die OpenAI API übermittelt. OpenAI erzeugt daraus Textentwürfe und Bildideen beziehungsweise Videoskripte. Die Antworten werden im Arbeitsbereich gespeichert. In diesem Ablauf werden keine Social-Media-Zugangstoken, keine automatisiert abgerufenen Plattformdaten und keine hochgeladenen Beitragsbilder an OpenAI übermittelt.

Bitte geben Sie nur Informationen ein, die Sie für diesen Zweck verwenden dürfen, und keine Passwörter oder besonders sensiblen personenbezogenen Daten. Die KI ist optional; manuelle Entwürfe bleiben möglich. Ergebnisse müssen vor einer Verwendung auf Richtigkeit, Rechte und Eignung geprüft werden. Die Funktion trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über Personen.

Nach der OpenAI-Dokumentation zur API-Datenverarbeitung werden API-Inhalte standardmäßig nicht zum Modelltraining genutzt, sofern keine gesonderte Datenfreigabe erfolgt. Die Suite deaktiviert die optionale Speicherung der API-Antwort als abrufbares Response-Objekt. Dies bedeutet keine vollständige Speicherfreiheit: Sicherheitsprotokolle können bei OpenAI standardmäßig bis zu 30 Tage, in begründeten Ausnahmefällen auch länger, aufbewahrt werden.

5. Zwecke, Rechtsgrundlagen und Empfänger

Die Bereitstellung vereinbarter Leistungen und Bearbeitung entsprechender Anfragen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist. Für betriebliche Ansprechpartner, sicheren Betrieb, Zugriffsschutz und erforderliche Nachvollziehbarkeit stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse liegt in einer funktionsfähigen, geschützten Zusammenarbeit. Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Gesetzliche Pflichten können eine Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erfordern.

Empfänger sind der Hostinganbieter, bei bewusst gestarteter KI-Erstellung OpenAI und bei der jeweiligen Kontoverbindung der ausgewählte Plattformanbieter. Plattformanbieter verarbeiten Daten außerdem nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen. Werden Kundendaten ausschließlich auf Weisung eines Unternehmens verarbeitet, ist dieses für die fachlichen Zwecke verantwortlich; eine erforderliche Auftragsverarbeitung ist vor Nutzung mit solchen Daten vertraglich zu regeln.

Bei OpenAI und den Plattformanbietern kann eine Verarbeitung außerhalb der EU beziehungsweise des EWR stattfinden. Für solche Übermittlungen sind die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO einzuhalten, etwa ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss oder geeignete vertragliche Garantien. Informationen zu den im Einzelfall eingesetzten Empfängern und Übermittlungsgrundlagen erhalten Sie über die obige Kontaktadresse. Wir behaupten keine ausschließliche EU-Verarbeitung dieser externen Dienste.

6. Aufbewahrung, Trennung und Löschung

Arbeitsbereichsdaten bleiben gespeichert, solange sie für die beauftragte Nutzung erforderlich sind; anschließend werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsgründe oder die Geltendmachung beziehungsweise Abwehr von Ansprüchen entgegenstehen. Eine notwendige weitere Aufbewahrung wird auf den jeweiligen Zweck begrenzt. Sicherungskopien können Daten bis zur regulären Ersetzung der jeweiligen Sicherung enthalten; sie werden nicht als weiter nutzbarer Datenbestand verwendet.

Mit „Verbindung entfernen“ in Social Studio → Kanäle werden die ausgewählte lokale Kontoverbindung und ihre gespeicherten Token aus dem aktiven Verbindungsbestand gelöscht. Die Freigabe beim Plattformanbieter muss zusätzlich dort widerrufen werden. Bereits auf der Plattform vorhandene Beiträge werden dadurch nicht gelöscht. Bei Google und YouTube können Sie den Zugriff über die Google-Kontoberechtigungen widerrufen.

Bei der vorgesehenen Google-/YouTube-Anbindung sind zusätzlich die anbieterbezogenen Fristen einzuhalten: API-Daten dürfen nicht unbegrenzt unverändert gespeichert werden; erforderliche Aktualisierung beziehungsweise Löschung erfolgt spätestens innerhalb von 30 Tagen. Nach Widerruf sind autorisierte YouTube-Daten schnellstmöglich zu löschen, bei Widerruf über die Anwendung spätestens innerhalb von sieben Tagen. Diese Abläufe sind Voraussetzung für die Freischaltung der Integration.

Das Entfernen eines Beitrags aus der aktuellen Übersicht ist derzeit eine Archivierung und keine vollständige physische Löschung. Für die vollständige Löschung von Inhalten, Medien, Kontodaten oder des Arbeitsbereichs nutzen Sie bitte die Anleitung zur Datenlöschung. Dort sind auch die Schritte zum Entzug von Plattformfreigaben beschrieben.

7. Cookies und Sicherheit

Die Suite verwendet das notwendige Sitzungscookie RMBSESSID, um Anmeldesitzung, Zugriffsrechte und Formularschutz zuzuordnen. Es ist als Sitzungscookie eingerichtet. Die technisch notwendige Speicherung erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die Anmeldung bei einem externen Anbieter kann dessen eigene Cookies verwenden. Informationen zu Website-Messung und Cookie-Auswahl stehen in der Cookie-Richtlinie.

8. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Einwilligungen können Sie für die Zukunft widerrufen. Bei einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen; gegen Direktwerbung ist ein Widerspruch jederzeit möglich. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Die Angaben sind für optionale Verbindungen und KI-Funktionen freiwillig; ohne sie kann die jeweilige Funktion nicht ausgeführt werden.